Maxence Duprez
Cofondateur de CIKLab
Comment en finir avec le fichier de suivi des analyses soustraitées ?
- Maxence Duprez
Toutes les entreprises agro-alimentaires contrôlent la qualité de leurs produits, mais le suivi des analyses est systématiquement complexe.
Les analyses de contrôle permettent de vérifier que les produits sont propres à être mis sur le marché, conformes aux exigences règlementaires, internes et celles des clients.
Ces analyses de contrôle concernent souvent les contaminants (pesticides, métaux lourds, microbiologie) et elles sont largement soustraitées.
Commander des analyses est une étape chronophage !
Pour beaucoup d’industriels avec qui nous échangeons, la gestion de la soustraitance pour les analyses de routine peut prendre jusqu’à 2h/jour par site de production, soit plus d’une journée par semaine !
Lorsqu’un service qualité choisit les analyses à effectuer en fonction des études de risques et du plan de contrôle, il arrive souvent que ces mêmes commandes concernent plusieurs laboratoires. Cela devient un vrai casse-tête lorsque plusieurs prestataires sont impliqués.
« Tu peux gérer 1 laboratoire sur Excel…mais pas 15 ! »
Jeff T.
Pourquoi la commande des analyses est-elle si compliquée ?
Pour passer une commande d’analyse il faut d’abord trouver le laboratoire prestataire dédié à cette analyse, vérifier les devis et les prix. Ensuite, le processus de commande peut varier d’un laboratoire à l’autre, mais régulièrement les commandes se font par :
- Email ou bon de commande interne
- Fichier Excel à compléter
- Devis à renvoyer avec des cases à cocher
- Espace client en ligne
Une fois la commande passée, il est crucial de tenir à jour un fichier de suivi des analyses. Ce document permet de vérifier l’ensemble des analyses commandées, de faire le suivi auprès des laboratoires, de prévoir les libérations de produits et de s’assurer que le plan de contrôle est à jour.
Quel est le problème avec ce fichier de suivi des analyses ?
La gestion de ce fichier de suivi est très difficile à tenir à jour et pose de nombreux défis.
Plusieurs personnes ou services sont souvent impliqués et travaillent d’ailleurs sur ce fichier : tels que le contrôle qualité, la recherche et développement, la logistique et la comptabilité etc.
Lorsque tout se déroule sans accroc, il peut sembler inutile de remplir ce fameux fichier. Cependant, c’est souvent dans les moments où une analyse est en retard ou importante que l’on réalise qu’elle n’a pas été correctement saisie dans le fichier (si l’on en croit la loi de Murphy 😉).
De plus, une fois les résultats disponibles, il faut aller les rechercher sur les plateformes de consultation en ligne. Bien sûr, les résultats sont enregistrés dans les systèmes de contrôle qualité, mais il est également nécessaire de télécharger et d’enregistrer les rapports d’essais dans une arborescence de dossiers, de mettre à jour le fichier de suivi, et de prévenir la comptabilité de l’arrivée imminente d’une facture.
C’est l’ensemble de cette gestion manuelle qui pénalise les services de contrôle en leur faisant perdre du temps et en créant des risques d’erreurs.
La bonne nouvelle ? c’est qu’il existe des solutions comme CIKLab !
Avec CIKLab, le suivi des analyses est automatisé ⚡️
🟢 Les analyses et les devis sont enregistrés pour chaque laboratoire.
🟢 CIKLab calcul automatiquement les périodicités et aide à sélectionner les analyses à commander pour chaque lot,
Surtout, le fichier de suivi des analyses se met à jour automatiquement.
Il est donc très facile de consulter les échéances d’analyses que ce soit par lot ou par laboratoire. Dès la réception, il est possible de glisser/déposer les rapports directement dans l’application pour les classer dans les lots sans manipuler l’arborescence.
Tout ce temps gagné sur la gestion administrative des analyses permet de se consacrer plus sereinement au suivi de contrôle qualité.
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